Ken je dat gevoel dat je heel de dag bezig bent geweest en toch geen voldoening voelt op het einde van de dag?

Er bestaan heel veel verschillende theorieën, concepten, boeken over timemanagement.  En gegarandeerd dat ik de meerderheid hiervan ken en jij ook. Toch bleef ik het gevoel hebben dat ik zat te vechten tegen de tijd. En uiteraard verloor ik regelmatig de strijd met een onvoldaan gevoel en veel geroezemoes in het hoofd tot gevolg.

Sinds iets meer dan een jaar heb ik het mezelf een pak gemakkelijker gemaakt. De tijd is voor iedereen gelijk, we hebben allemaal 24h ter beschikking. Ik ben dan op zoek gegaan naar hoe hoog effectieve mensen, mét een voldaan gevoel, hiermee omgaan.  De kunst zit hem niet in de tijd te proberen beheren, maar je prioriteiten glashelder te formuleren en de kracht van de 80/20-regel rigoureus toe te passen.

In plaats van alles te willen doen op een dag en me zelf onrustig te maken omdat er nog zoveel te doen is werk ik nu met MBT’s, oftwel Meest Belangrijke Taken.

Voorheen bleef ik maar todo’s aanmaken en afvinken.  Ik zette zelf een afgehandelde todo bij op de lijst om hem daarna terug te kunnen afvinken. Herkenbaar?
Het stopte eigenlijk nooit.  En op het einde van de dag hoorde we een PLOF.  Mama zat eindelijk en dan 10 minuten later hoorde je een ‘RRRRR’.  Mama lag te slapen…

Hoe werkt het dan met die MBT’s?  Het dagelijks definiëren en uitvoeren van je 3 MBT’s brengt niet alleen focus, rust in het hoofd, maar boost ook je productiviteit en het gevoel van voldoening op het einde van de dag!  Het zijn drie taken die ik absoluut moet gedaan krijgen op een dag.  Dat wilt niet zeggen dat je op het einde enkel dit gedaan moet hebben. Dat wilt gewoon zeggen dat dit je minimale output is van die dag, het minimaal resultaat dat je die dag neerzet. Al de rest zijn extraatjes die mooi meegenomen zijn.

Werken met MBT’s doe je in 3 stappen:

1) Kies je drie MBT’s van de dag. De beste manier om dit te doen is op een vast tijdstip.  Maak hier een vast ritueel van.  Probeer ook minstens 1 MBT te kiezen die je korter bij je strategische doelen brengen. Zo voed je je meerwaarde & voldoenings-gevoel en wordt dat strategisch plan levend en bereikbaar. Idealiter (voor gevorderden) kies je als MBT’s die taken die hét verschil maken, die aan de pareto-stelling voldoen. Herinner je, 20% van onze tijd zouden we bezig moeten zijn met die taken die 80% van ons resultaat opbrengen.

 2) Schat de tijd in die je nodig hebt om elke MBT uit te voeren.
Wees voldoende ambitieus in je tijdsinschatting, maar ook realistisch. De 3 MBT’s tezamen mogen maximaal 4 uur van je dag in beslag nemen. Met deze dagelijkse ervaring zal je steeds beter worden in het inschatten van de tijd die nodig is om een bepaalde taak te doen. Enkel dit al zal meer rust in je hoofd brengen!  

3) Plan nu je dag in en voer uit.
- Zet je 3 MBT’s effectief in je agenda met starttijd en eindtijd. Wellicht zal je voor een aantal van je MBT’s rekening dienen te houden met andermans agenda. De MBT’s die je zelf vrij kunt inplannen, plan je als eerste van je dag in, alvorens je meegesleept wordt door de drukte en verrassingen van elke dag.   
- Begin met de MBT die het meeste stretch van je vraagt (omdat je het niet graag doet, omdat het complex is, omdat je nog niet weet hoe aan te pakken, omdat ….). Want,  eenmaal dat deze meest uitdagende MBT achter de rug is, lijkt de rest van de dag gewoon eenvoudiger. 
- Wanneer jij aan je 3 MBT’s bezig bent wil je niet gestoord worden. Tref dus regelingen voor telefoon, pop-up mail, minuut-bezoekjes, etc …. Idealiter, zet je je even apart. Je concentratie en focus boet namelijk in telkens als je gestoord wordt. 

En wil ook jij inzetten op jouw drie aspecten in je leven (werk/gezin/jezelf)? Werk dan ook met de MBT’s voor thuis en voor jezelf.
Voor mij gaat het hier om de én-én-én combinatie die in evenwicht moet zijn om mij voldaan en gelukkig te voelen.

En nu zijn wij benieuwd…

Deel ter inspiratie in het commentaarveld onderaan deze pagina hoe de MBT's een verschil voor jou kunnen maken

Op jouw groei!

Waarderende groeten,

Sanae en Karin

 

PS. DEEL dit artikel met jouw netwerk, door op de Facebook en/of LinkedIn knoppen te klikken, zodat ook de mensen in jouw netwerk ons inspireren of schrijf je in op één van onze volgende UP-events, een platform van gelijkgestemden waar het helemaal ok is om nog ‘lerende’ te zijn klik hier.